Trợ lý đối ngoại
1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Trọng tâm KPI của Thư ký Đối ngoại nằm ở: Chính xác – Chu đáo – Bảo mật.
A. Quản lý Lịch trình & Sự kiện
- Sắp xếp, điều phối lịch tiếp khách, hội họp cho Giám đốc Đối ngoại; đảm bảo không chồng chéo và có phương án dự phòng kịp thời.
- Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón và chuẩn bị lịch trình công tác chi tiết cho từng chuyến đi trong và ngoài nước.
- Soạn và gửi thư mời, xác nhận sự tham gia của khách mời VIP cho các sự kiện, hội nghị, đối tác của NetSpace.
- Nhắc lịch, chuẩn bị briefing tóm tắt nội dung trước mỗi cuộc họp để Giám đốc chủ động trong mọi tình huống.
B. Chuẩn bị Hồ sơ & Nội dung
- Soạn thảo công văn, thư ngỏ, biên bản ghi nhớ (MOU), thư cảm ơn và các tài liệu đối ngoại theo định hướng của Giám đốc — đảm bảo chuẩn ngôn ngữ và hình thức.
- Chuẩn bị Sales Kit, hồ sơ năng lực (bản in hoặc iPad) trước mỗi buổi gặp đối tác; cá nhân hóa nội dung theo từng đối tượng tiếp xúc.
- Ghi chép biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác; theo dõi và đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng cam kết sau họp.
- Dịch thuật tài liệu, thư từ Tiếng Anh – Tiếng Việt khi cần thiết.
C. Quản trị Data Đối tác VIP
- Xây dựng, lưu trữ và phân loại danh sách đối tác theo tầng: Chính phủ – Doanh nghiệp – Quỹ đầu tư – Đối tác chiến lược.
- Theo dõi và nhắc lịch Giám đốc về các ngày kỷ niệm hợp tác, sinh nhật và sự kiện quan trọng của đối tác.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin đối tác, nội dung cuộc họp và các tài liệu nội bộ liên quan.
- Cập nhật thường xuyên trạng thái quan hệ với từng đối tác; đề xuất thời điểm tái kết nối phù hợp.
D. Quản lý Quà tặng & Hậu cần Đối ngoại
- Lên ý tưởng và thực hiện mua sắm quà tặng đối ngoại theo từng phân khúc đối tác (đồ phong thủy, đặc sản vùng miền, quà tặng công nghệ, quà cao cấp...).
- Phối hợp với nhà hàng, khách sạn tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi, gặp gỡ đảm bảo tiêu chuẩn cao cấp, phù hợp văn hóa từng đối tác.
- Quản lý ngân sách quà tặng và hậu cần đối ngoại; lưu trữ hồ sơ chi tiêu đầy đủ theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo yêu cầu của Giám đốc Đối ngoại.
2. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
Kinh nghiệm & Học vấn
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quan hệ Quốc tế, Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.
- Từ 01–03 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý Giám đốc, Trợ lý Đối ngoại hoặc tương đương.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Agency, Truyền thông, Công nghệ hoặc Tập đoàn đa quốc gia.
Kỹ năng & Năng lực
- Tiếng Anh thành thạo: IELTS 5.0 trở lên hoặc tương đương — đọc hiểu, soạn thảo văn bản và giao tiếp trực tiếp với đối tác quốc tế.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, câu từ lịch sự, súc tích và đúng nghi thức đối ngoại.
- Tư duy tổ chức cao, khả năng quản lý đa nhiệm và ưu tiên công việc trong môi trường áp lực.
- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử khéo léo, chuyên nghiệp với đối tác nội bộ và khách VIP.
- Thành thạo Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace; biết sử dụng các công cụ lịch (Google Calendar, Outlook).
- Có khả năng ứng dụng AI (ChatGPT, Gemini…) vào công tác soạn thảo, tóm tắt và nghiên cứu là lợi thế.
Tố chất phù hợp
- Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin tuyệt đối — đây là yêu cầu không thể thiếu với vị trí này.
- Linh hoạt về thời gian làm việc, sẵn sàng hỗ trợ Giám đốc ngoài giờ hành chính khi cần.
- Sẵn sàng đi công tác trong và ngoài nước theo lịch trình của Giám đốc Đối ngoại.
- Ngoại hình ưa nhìn, chuyên nghiệp, thái độ tự tin và lịch sự trong mọi tình huống giao tiếp.
- Trung thành, đáng tin cậy và có đạo đức nghề nghiệp cao.
3. QUYỀN LỢI
- Thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực + Thưởng hiệu quả công việc theo quý/năm.
- Hỗ trợ ăn trưa 55.000 VNĐ/suất – Ăn trưa tại nhà hàng Công ty.
- Hỗ trợ chi phí gửi xe.
- Chi phí công tác (vé máy bay, khách sạn, di chuyển) được Công ty thanh toán toàn bộ theo thực tế.
- Thưởng Lễ, Tết và các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Công ty.
- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
- Cơ hội tiếp xúc trực tiếp với mạng lưới đối tác cấp cao: Chính phủ, Doanh nghiệp lớn, Quỹ đầu tư trong và ngoài nước.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thường xuyên cập nhật xu hướng Công nghệ – AI – Digital Marketing.
- Nghỉ phép năm, du lịch, team building, sinh nhật và các hoạt động văn hóa nội bộ.
- Lộ trình thăng tiến: Thư ký Đối ngoại ➝ Trưởng nhóm Hỗ trợ Điều hành ➝ Chuyên viên Quan hệ Đối ngoại ➝ Trưởng phòng đối ngoại.